Środowisko zawodowe pracowników uległo w ostatnim czasie znaczącej zmianie.
Miejsca, w których dotychczas wykonywana była praca znacząco się zmieniły. Obok biura, pracujemy również w domu, w podróży, w hotelu, w kafejce internetowej itp. Również liczba urządzeń, których używamy do pracy uległa zwiększeniu. Miejsce komputera stacjonarnego już dawno zastąpił laptop. Do pracy wykorzystujemy tablety, smartfony i w szczególnych przypadkach komputery w kafejce internetowej. Obecnie praca odbywa się w ramach zespołów roboczych składających się z osób z różnych działów po stronie dostawcy rozwiązania, jak i klienta, pracujących wspólnie nad danym projektem. Wszystko to sprawia, że dla sprawnej pracy nad realizacją projektu konieczne jest udostępnienie skutecznej platformy komunikacyjnej zapewniającej wymianę informacji pomiędzy osobami biorącymi udział w jego realizacji.
Decyzja o wykorzystaniu rozwiązań Collaboration oznacza dla przedsiębiorstwa duże usprawnienia w przepływie informacji.
Collaboration łączy różne kanały komunikacji (głos, wideo, współdzielenie prezentacji, dokumentów, wiadomości tekstowe) w jednym interfejsie, przyczyniając się do ułatwienia i zwiększenia efektywności komunikacji pomiędzy pracownikami wewnątrz firmy oraz pomiędzy pracownikami, a klientami. Wszystkie aktualnie dostępne elektroniczne środki komunikacji mogą być zarządzane jednocześnie jako spójna całość bez względu na rodzaj nośnika informacji. Wybór aktualnie używanego kanału komunikacyjnego (chat, audio, wideo, współdzielenie dokumentu) zależy od bieżącej potrzeby i w przypadku jej zmiany może być łatwo przeniesiony do innego kanału komunikacyjnego (np. z wymiany wiadomości chat do połączenia telefonicznego lub wideo). Takie podejście zwiększa efektywność komunikacji, co przekłada się na poziom obsługi klienta, przyczynia się do wzrostu wydajności pracy i szybszego docierania do potrzebnych informacji a także minimalizuje koszty komunikacji.
Jednym z nośników informacji wchodzących w skład systemu Collaboration jest komunikacja wideo.
Komunikacja wideo to nowoczesny i efektywny sposób łączności przełamujący bariery geograficzne. Badania potwierdzają, że komunikacja wideo należy do najbardziej efektywnych kanałów łączności pomiędzy ludźmi. Dzięki zastosowaniu komunikacji wideo rośnie operacyjna sprawność działania firmy i otwiera się możliwość wykorzystania nowych zastosowań, jak np. usługa „zdalnego eksperta” osiągalnego przez kanał wideo dla klientów bez względu na ograniczenia geograficzne. Komunikacja wideo minimalizuje konieczność podróży służbowych, dojazdów do klienta, skraca czas rekrutacji pracowników i w krótkim czasie przynosi realne oszczędności, zarówno czasowe, jak i finansowe. Możliwości, jakie daje komunikacja wideo, są praktycznie nieograniczone.
W zależności od potrzeb i upodobań osób korzystających ze zintegrowanej komunikacji Collaboration, następuje wybór urządzenia, które jest używane do komunikacji.
Może to być smartfon, tablet, komputer, telefon wideo, czy terminal wideo (osobisty lub grupowy). Wszystkie z tych urządzeń oferują spójny interfejs obsługi ułatwiający korzystanie z systemu. Często dana osoba korzysta z kilku urządzeń w zależności od miejsca, w którym przebywa, czy osobistych preferencji (np. w biurze korzysta z osobistego terminala wideo, do spotkań zespołu roboczego wykorzystuje terminal wideo w sali konferencyjnej, a będąc w podróży służbowej używa tabletu lub smartfona z zainstalowaną aplikacją komunikatora chat/audio/wideo). Spotkania z innymi osobami odbywają się w ramach osobistych wirtualnych pokoi spotkań wideo lub w wirtualnych grupowych pokojach spotkań dedykowanych do pracy nad danym projektem.
